港区の文書管理について

今回は、予算特別委員会で質問した「文書管理」についてお伝えしていきます。

この写真は、区役所地下3階にある文書保存庫の様子です。

公文書管理について

2021年度の当初予算では、文書管理にかかわる費用として約1億8000万円が計上されており、昨年に比べておよそ2000万円増えています。

これは、今まで区役所地下3階の文書保存庫で保存していた文書を、浸水対策として2021年6月から新たに埼玉県に倉庫を借りて移管したためです。

文書保管に必要な費用、文書の量などのコストを区に聞いたところ、

 1年間に発生する保存文書の量は段ボール箱で約1000箱で、現在の保存文書の量は段ボール箱で約8,400箱、これを積み上げるとなんと東京タワーの3分の2の高さにもなるそうです!!(委員会でもほかの議員たちから笑いが起きてしまいました……笑)


保管などに係る委託料には、1897万3900円もかかっているとのことです。

 また、文書管理システムにおけるデータの保存容量については、最大の保存容量は9.8テラバイトで、そのうち、現在使用しているデータの容量は7.0テラバイト、1年間に発生するデータの容量は約0.7テラバイトです。
(参考までに、1テラバイトのデータは原稿用紙25億枚分に当たります!!)

ちなみに、これまで文書を保管していた区役所地下の平米数は合計で約356㎡であり、国交省が発行した公示地価と照らし合わせて地価を算出すると、7億7608円となります。区の本庁だからといって保管コストがかからないわけではない、というのが気を付けたいところです。

行政の電子化について

 港区文書管理規定第41条の5には、『総務課長は、毎年度保存年限を経過した電子文書を削除する』という文言があります。スペースやコストから考えると、紙文書については保存年限を過ぎたら保存年限を過ぎたら破棄するという取り扱いも理解できます。

 しかし、スペースやコストが少ない電子文書も削除するのはなぜなのか、聞いてみました。

 これは、「公文書等の管理に関する法律」というものがあるからだそうです。歴史的に価値のある公文書等以外のものについては廃棄の措置をとるべきという趣旨になっていて、これを踏まえて、適切な保存年限を設定し、期限を過ぎたものは廃棄することなっている、とのことでした。

参考までに、大容量の記憶装置として主流のハードディスクドライブでは、6テラバイトで1万円程度の製品が登場しています。安全性のためにシステムを組んだとしても、非常に安価に済みます。それに対して、はるかに文書保存容量の小さい物理倉庫には2000万円もの費用が掛かっています。

行政文書は、いつ必要になるかわからないものです。資料を検索する際に便利な電子データは、必要な時にいつでも参照できるよう、保存期間を過ぎても削除するべきではないと主張しました。

また、防災の観点からもできるだけ資料は紙ではなく電子にするべきです。

近年の資料は電子データシステムにより電子化されているものも多くありますが、一方で70年前の資料はすべてが紙データであり、もし火災にあったら貴重なデータが損失してしまいます。保存期間を過ぎても電子文書は削除しないこと、紙の文書しかないデータを電子文書化するのはどうかと聞いてみたところ、

文書の電子化は非常に有効な手段である、との回答をいただきました。

保存文書の電子化を進めるため、外部倉庫へ移した文書の中で可能な一部のものは電子化しており、今後も、国の動向を踏まえ、引き続き行政文書の電子化を進めていく、とのことです。

現在区では、総務省の方針に従い、転出入や住民票の取得に代表される区民サービスの多くを電子化するつもりだとしています。行政の電子化と合わせて、紙べースの文書を電子文書として保存することに対する課題をクリアし、必要な文書を、低コストでいつでも閲覧できる環境を整え、港区がより便利で住みやすい街にしていきます。

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